Quy trình làm việc

Quy trình xử lý hồ sơ báo giá là dữ liệu thật (từ hệ thống AI ITS OS). Các quy trình nghiệp vụ còn lại bên dưới vẫn là khung tham khảo — cần bổ sung theo thực tế.

0. Quy trình xử lý hồ sơ báo giá (thật, theo AI Smart Quotation)

Mỗi hồ sơ báo giá được hệ thống tự động theo dõi qua 7 bước, luôn biết đang ở bước nào, ai đang giữ, có quá hạn không:

  1. Sales — nhận yêu cầu, tạo báo giá đầu tiên.
  2. Quotation — báo giá được tính/chỉnh sửa (tự động chuyển bước ngay khi tạo báo giá).
  3. Manager — gửi duyệt, cấp trên (senior/manager) xem xét.
  4. Reservation — sau khi duyệt, chuyển đặt dịch vụ thực tế.
  5. Accounting — đối soát công nợ, xuất hoá đơn.
  6. Payment — theo dõi thanh toán.
  7. Closed — hồ sơ hoàn tất.

Nhân viên có thể hỏi trực tiếp "hôm nay có hồ sơ nào đang bị tắc?" để biết ngay hồ sơ nào quá hạn ở bước nào. Xem thêm ở trang AI ITS OS.

⚠️ Bản nháp — các mục bên dưới chưa có nguồn nội bộ Nội dung từ mục 1 trở xuống là khung tham khảo dựa trên nghiệp vụ điển hình của Reservation / Sales / Ticketing / Accounting tại một công ty lữ hành B2B. Vui lòng thay bằng quy trình thực tế (kèm SLA, người phụ trách, công cụ sử dụng).

1. Quy trình xử lý booking (Reservation)

  1. Nhận yêu cầu booking từ agent (email / API / hệ thống đặt tour).
  2. Reservation kiểm tra khả dụng dịch vụ (khách sạn, tour, transfer, guide).
  3. Xác nhận giá & điều kiện với Sales/Product.
  4. Gửi báo giá / xác nhận (confirmation) cho agent.
  5. Chuyển thông tin cho bộ phận Điều hành (Operations) để sắp xếp dịch vụ thực tế.
  6. Theo dõi, xử lý phát sinh trong chuyến đi (hotline 24/7).
  7. Đóng booking, chuyển hồ sơ cho Accounting để đối soát công nợ.

2. Quy trình vé máy bay (Ticketing)

  1. Nhận yêu cầu xuất vé / đổi vé / hoàn vé.
  2. Kiểm tra chỗ, giá vé qua hệ thống đặt chỗ (GDS) hoặc trực tiếp hãng bay.
  3. Xác nhận với khách hàng/agent trước khi xuất vé.
  4. Xuất vé, gửi e-ticket.
  5. Cập nhật thông tin thanh toán cho Accounting.

3. Quy trình bán hàng (Sales)

  1. Tiếp nhận yêu cầu từ agent/đối tác quốc tế.
  2. Xây dựng chương trình tour phù hợp (tailor-made / group / MICE).
  3. Gửi báo giá, đàm phán điều khoản hợp tác.
  4. Chuyển booking đã chốt cho Reservation xử lý.
  5. Theo dõi chăm sóc khách hàng sau bán.

4. Quy trình kế toán / công nợ (Accounting)

  1. Đối soát booking đã hoàn tất dịch vụ với Reservation.
  2. Xuất hoá đơn, gửi công nợ cho agent.
  3. Theo dõi thanh toán, nhắc nợ quá hạn.
  4. Đối soát chi phí với nhà cung cấp (khách sạn, vận chuyển, hướng dẫn viên).
  5. Báo cáo tài chính định kỳ cho Ban giám đốc.

5. Quy trình xử lý sự cố / hỗ trợ khẩn cấp (24/7 hotline)

  1. Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ khẩn qua hotline dùng chung (xem trang Phòng ban).
  2. Xác định mức độ ưu tiên và bộ phận phụ trách (Điều hành / Reservation / Ticketing).
  3. Xử lý trực tiếp hoặc leo thang (escalate) lên Trưởng phòng/Ban giám đốc nếu cần.
  4. Ghi nhận lại sự cố và cách xử lý để rút kinh nghiệm.