AI ITS OS — Hướng dẫn sử dụng

Trợ lý AI nội bộ giúp Sales/Reservation/Manager tạo báo giá, duyệt, theo dõi hồ sơ — chỉ bằng cách nói chuyện tự nhiên với Claude, không cần học lệnh hay mở Excel tay.

ℹ️ Ghi chú Trang này tập trung vào cách dùng hàng ngày qua các case cụ thể. Ảnh chụp màn hình thật sẽ được bổ sung sau (đang chờ). Chi tiết kỹ thuật/hạ tầng không được nêu ở đây — liên hệ admin nếu cần.

Bắt đầu

Mở dashboard nội bộ, đăng nhập bằng tên đã được admin đăng ký. Vai trò (Sales/Manager) quyết định bạn thấy gì — ví dụ Sales không thấy giá vốn, chỉ thấy giá bán.

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): màn hình đăng nhập dashboard — chỉ cần gõ tên đăng nhập, không cần tạo tài khoản/mật khẩu riêng.

Case cụ thể

1. Khách đổi số lượng khách (pax) giữa chừng

Tình huống: khách đang chốt tour G2Gxx0227GROUP1 16 người, sau đó báo giảm còn 14 người.

Nói với Claude: "đổi pax tour G2Gxx0227GROUP1 thành 14"
Hệ thống tự tính lại theo đúng bracket giá (10–15 pax), xuất Excel + PDF mới.
Phiên bản cũ (16 pax) vẫn được giữ lại — không mất, có thể xem lại hoặc so sánh bất cứ lúc nào.

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): danh sách lịch sử phiên bản của tour (v1 16 pax, v2 đổi margin, v3 đổi còn 14 pax) + màn hình so sánh 2 phiên bản cạnh nhau (pax, giá, margin đổi từ đâu sang đâu).

2. Sales tạo báo giá — Manager duyệt trước khi gửi khách

Tình huống: Sales vừa đổi pax xong, báo giá mới cần cấp trên duyệt trước khi gửi khách — tránh gửi nhầm bản chưa kiểm tra.

Sales tạo/sửa báo giá như case 1 → báo giá tự chuyển sang trạng thái chờ duyệt.
Manager mở tab "Chờ duyệt", xem giá/pax/yêu cầu gốc, bấm Duyệt.
Sau khi duyệt, Sales mới được đánh dấu "đã gửi khách".

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): tab "Chờ duyệt" liệt kê các báo giá đang chờ, kèm nút Duyệt cho từng dòng.

3. Sales xem lại báo giá — không thấy giá vốn

Vì lý do bảo mật thông tin giá, tài khoản vai trò Sales chỉ thấy giá bán (giá gửi khách), không thấy giá vốn/margin nội bộ — khác với màn hình của Manager ở case 1.

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): cùng màn hình lịch sử phiên bản nhưng ở tài khoản Sales — không hiện nhãn margin/giá vốn như bên Manager.

4. Dùng lệnh tắt cho khách quen / gói quen thuộc

Một số nhóm khách lặp lại thường xuyên (VIP, đoàn G2G, khách châu Âu, fam-trip) — thay vì gõ lại đầy đủ yêu cầu mỗi lần, team có sẵn lệnh tắt:

Nói với Claude: "áp dụng sq: vip cho tour này"
Hệ thống tự hiểu: nâng cấp toàn bộ khách sạn + margin 15% — không cần liệt kê lại từng bước.
Ngoài lệnh tắt, hệ thống còn nhớ sẵn các tips kinh nghiệm của team (VD: khách châu Âu cần phòng không hút thuốc, khách Hàn cần cơm Hàn tại khách sạn) để nhắc đúng lúc.

Lệnh tắt	Ý nghĩa
`sq: vip`	Nâng cấp toàn bộ khách sạn + margin 15%
`sq: g2g`	Margin 12% + nâng cấp khách sạn ở Đà Lạt
`sq: chau-au`	Khách châu Âu — nâng cấp toàn bộ + margin 13%
`sq: famtrip`	Fam-trip / khảo sát — margin 8%

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): bảng lệnh tắt, tips kinh nghiệm team và hồ sơ khách quen (client profiles) do team tự tích luỹ.

5. Xem tổng quan tất cả tour đang xử lý

Muốn biết nhanh có bao nhiêu tour đang chờ duyệt, bao nhiêu đã gửi khách — không cần hỏi từng người.

🖼️ Ảnh minh hoạ (sắp bổ sung): dashboard tổng quan — số tour, tổng số phiên bản, số chờ duyệt, số đã gửi khách.

Câu hỏi thường dùng với Claude

"Đổi pax tour này thành 16 người"

"Nâng cấp khách sạn ở Đà Lạt lên 1 hạng"

"Hôm nay có hồ sơ nào đang bị tắc không?"

"Tour G2Gxx0227GROUP1 khách đã trả lời chưa?"

"Soạn email báo giá bằng tiếng Anh, tone friendly"

"Version nào của tour này đã gửi khách?"

Nguyên tắc an toàn

Mọi file gửi khách đều xuất từ đúng mẫu gốc của ITS — hệ thống không tự "vẽ" file mới, tránh sai layout/thiếu thông tin.
Mọi hành động "gửi thật" (email, tin nhắn, cập nhật CRM) đều cần xác nhận rõ ràng trước khi thực hiện.
Trước khi gửi khách, báo giá luôn cần Senior/Manager duyệt (xem case 2).
Tra cứu dữ liệu tour/nhà cung cấp từ hệ thống cũ chỉ ở chế độ xem, không chỉnh sửa.

Muốn dùng thử?

Liên hệ quản lý/admin phụ trách để được cấp tài khoản và hướng dẫn cài đặt ban đầu (chỉ mất khoảng 5 phút, làm 1 lần).